MS Excel Kya Hai? - MS Excel के उपयोग, सुविधाओं और कैसे सीखे?

MS Excel Kya Hai? - MS Excel के उपयोग, सुविधाओं और कैसे सीखे?

दोस्तों इस पोस्ट में आपको Ms Excel की पूरी जानकारी मिलने वाली है। इसका मतलब MS एक्सेल के इतिहास को जानने जा रही हैं और देखें कि एमएस एक्सेल का मुख्य मंत्र क्या है और इसे कैसे आसान बनाया जाए।

हम में से बहुत से ऐसे लोग हैं जो एमएस एक्सेल का इस्तेमाल करना नहीं जानते हैं, लेकिन वह एक Microsoft Word यूजर हैं, खासकर इसके लिए हमारे पास Ms Excel ज्ञान होना जरूरी है। एमएस एक्सेल के बारे में विशेष ज्ञान, और आपको यह अवश्य पता होना चाहिए। दोस्तों आज हमें कुछ नया उपयोगी ज्ञान प्राप्त करना चाहिए जो हमें एक्सेल के बारे में पूरी जानकारी देगा।

MS Excel Kya Hai? - What is MS Excel in Hindi?

MS Excel का पूरा अर्थ Microsoft office excel है। माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सेल एक Spreadsheet programing एप्लीकेशन हे,जो Microsoft office का एक महर्त्वपुर्ण हिस्सा हे। Microsoft office excel के जरिये हमलोग ऑफिस रिलेटेड बोहोत सारे वर्क को अंजाम दे सकते हे। उदहारण अगर देखना चाहे तो स्प्रेडशीट,कैलकुलेशन,चार्ट के साथ साथ और भी बोहोत सारे वर्क कर सकते हे। 

MS Excel का संक्षिप्त इतिहास

Microsoft Excel के लिए, हम 1982 में वापस जाते हैं, जब इसके पूर्ववर्ती, MultiPlan, को Microsoft द्वारा दूसरे स्प्रेडशीट प्रोग्राम, VisCalc के खिलाफ प्रतिस्पर्धा करने के लिए विपणन किया गया था। VisiCalc पर्सनल कंप्यूटर के लिए विकसित पहला इलेक्ट्रॉनिक प्रोग्राम था। हालांकि, IBM के लोटस 1-2-3 ने आसानी से MS DOS (Microsoft Disk Operating System) मल्टीप्लान को हरा दिया। तभी माइक्रोसॉफ्ट ने बाजार में मल्टीप्लान को एक्सेल से बदलने का फैसला किया। एक्सेल पहली बार 1985 में मैक के लिए और 1987 में पीसी के लिए जारी किया गया था। पहला संस्करण 2.0 था। लोटस, अभी भी एमएस डॉस पर सफलता का आनंद ले रहा था, यह देखने में असफल रहा कि 1988 तक एक्सेल विंडोज़ पर बना रहा था जब एक्सेल ने लोटस 1-2-3 बेचना शुरू किया। यह तय करना केवल समय की बात थी कि आखिरकार कौन शासन करेगा। अन्य इलेक्ट्रॉनिक स्प्रैडशीट्स के विपरीत, एक्सेल उपयोगकर्ताओं को ऊंचाई और चौड़ाई जैसे सेल गुणों को बदलने के साथ-साथ फोंट और वर्णों को बदलने की अनुमति देता है। एक्सेल मेल मर्ज, व्यापक ग्राफ और चार्टिंग संभावनाओं की भी अनुमति देता है।

Microsoft Excel रिलीज की तारीखों के साथ

1. 1978-विसकैल्क (VisCalc)

2. 1983-लोटस 123

3. 1985-एक्सेल (Apple Macintosh)

4. 1987--एक्सेल 2.0

5. 1990--एक्सेल 3.0

6. 1992-एक्सेल 4.0

7. 1993-एक्सेल डब्ल्यू/वीबीए 5.0

8. 1995-एक्सेल 95

9. 1997-एक्सेल 97

10. 1998-एक्सेल Apple ऑफिस 98

11. 1999-एक्सेल 2000

12. 2000-Apple के लिए कार्यालय 2001

13. 2001--एक्सेल XP (एक्सेल 2002)

14. 2003-एक्सेल 2003

15. 2004-Apple के लिए एक्सेल 2004

16. 2007--एक्सेल 2007

17. 2008-Apple के लिए एक्सेल (कोई वीबीए नहीं)

18. 2010-एक्सेल 2010

19. 2010-Apple के लिए एक्सेल 2011 (वीबीए की वापसी)

20. 2012-एक्सेल 2013

21. 2016-Apple के लिए एक्सेल 2016, कम क्षमताएं

22. 2016-एक्सेल 2016

23. 2016-एक्सेल 2019

24. 2016-Apple के लिए एक्सेल 2019

MS Excel कैसे खोले?

Step 1. 

• Search Bar → Excel/Ms Excel Type करे → MS Excel पर Click करे। 

Step 2. 

• कीबोर्ड पर एक साथ "Windows + R" बटन दबाये।  
• Command Box ओपन हो जायेगा आपको MS Excel ओपन करने के लिए Excel/Ms Excel टाइप करके OK पर क्लिक करना है।

Step 3.  

• Start →Program→Microsoft office→ Microsoft Office Excel.
• Start → Run→ Type (Microsoft Office Excel) → Ok.
• Type Microsoft Office Excel in the search box.

MS Excel के Interface 

1. Office tab

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में ऑफिस टैब एक बहुत ही महत्वपूर्ण टैब होता है, जो कि लेफ्ट कॉर्नर में मौजूद होता है, इसमें कई ऑप्शन होते हैं जैसे न्यू, ओपन, सेव, सेव एज़ और और भी कई विकल्प हैं जो हमारे काम के लिए जरूरी।

2. Quick access tool bar

दोस्तों Quick access tool bar का माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सेल में बोहोत ही महत्तपूर्ण भूमिका हे जैसे मान लीजिये की हम जब वर्ड में काम करेंगे तब कई सारे ऑप्शन हमें जरुरी होता हे जिनको हमे मेनू बार से खोजना होता हे और हमें कार्य ख़तम करने में बोहोत वक्त लग जाता हे इसलिए हमें जिन जिन ऑप्शन का इस्तेमाल ज्यादा होता हे हम चाहे तो उनको Quick access tool bar में स्थित कर सकते हे।

3. Menu bar

मेनू बार टाइटल बार के ठीक नीचे होता है। यह क्षैतिज रूप में भी होता है। मेनू बार में मेनू की सूची होती है।

4. Title bar

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल स्क्रीन पर हम जो शीर्षक काम करते हैं, वह हम सामान्य रूप से एक-एक करके देख सकते हैं।

 

5. Ribbon

मेनू बार का ठीक निचे वाला जो एरिया हे उससे Ribbon कहेता हे, जिसमे symbol वाइज ऑप्शन होता हे एंड रिबन का हर एक ऑप्शन वर्क शीट(Work sheet)  में वर्क के वक्त सबसे महर्त्वपुर्ण भूमिका निभाती हे।

6. Minimize button

विंडो को छोटा करते समय विंडो को अस्थायी रूप से हटाने के लिए मिनिमाइज़ बटन का उपयोग करें। हम इसे विंडो के ऊपरी दाएं कोने में देख सकते हैं।

 

7. Maximize button

मैक्सिमम बटन पर क्लिक करें और विंडो स्क्रीन को भर देगी। हम इसे क्लोज बटन के बाईं ओर विंडो के ऊपरी दाएं कोने में देख सकते हैं।

8. Close

Close बटन का इस्तेमाल हम तब करते हे जब हमें विंडो को बंध करना होता हे।हम इसे विंडो के ऊपरी दाएं कोने में देख सकते हे।

9. Cell

दोस्तों Cell वर्क शीट में मौजूद सबसे ज्यादा महत्तपूर्ण हे Cell के बिना पूरा वर्क शीट अधूरा हे हमे वर्क शीट जो कुछ टाइप करना होता हे उसे पहले सेल में ही टाइप करना होता फिर उनको हम अपने जरुरत के हिसाब से बदलते हे।

10. Row

बोहोत सरे सेल को लेकर जैसे कॉलम बनता हे वैसे ही बोहोत सारे सेल लेकर Row बनता हे फर्क सिर्फ इतना हे की कॉलम के लिए ऊपर, निचे खींचना होता हे और रौ के लिए लेफ्ट या राइट की तरफ खींचना होता हे।

11. Formula bar

रिबन के निचे और name बॉक्स के राइट साइड का हिस्से को फार्मूला बार कहा जाता हे। Formula bar का खासियत ये हे की हम वर्क शीट में जो भी कुछ टाइप करेंगे वो सब फार्मूला बार दखेगा और हमे जब कोई फार्मूला इस्तेमाल करना होता हे तब फार्मूला बार के जरिये ही किया जाता हे।

12. Scroll bar

स्क्रॉल बार वर्क शीट के राइट साइड में बॉर्डर के साथ ज़ुरा हुआ होता हे जिसके जरिये हम शीट को ऊपर,निचे कर सकते।

13. Column

जैसे की Cell के बिना वर्क शीट नहीं बनता वैसे ही बोहोत सरे Cell को लेकर बनता हे Column,वर्क शीट किसी एक सेल सेलेक्ट करके निचे या ऊपर जहा तक खीचेंगे वोहा तक एक कॉलम बनता हे।

14. Sheet tab

Excel वर्क शीट वर्क करते वक्त जब हम कोई new वर्क शीट ओपन करते हे तब मैक्सिमम तीन वर्क शीट रहता हे जिनका अलग अलग नंबर होता हे और ये सरे शीट हमे शीट टैब में देखने को मिलता हे। 

MS Excel में Chart क्या है?

एक्सेल डेटा के ग्राफिकल प्रतिनिधित्व को सक्षम करने के लिए, चार्ट प्रदान किए जाते हैं। उपयोगकर्ता "Insert Tab" के चार्ट ग्रुप से एक विकल्प का चयन करके कॉलम, बार, लाइन, पाई, स्कैटर इत्यादि सहित किसी भी चार्ट प्रकार का उपयोग कर सकता है।

MS Excel में Chart कैसे बनाये?

अगर आप एक्सेल में मंथली चार्ट बनाना चाहते हैं तो नीचे दिए गए स्टेप्स को फॉलो करें।

1. सबसे पहले आप अपनी एक्सेल शीट में उस डेटा को सेलेक्ट करें जिसे आप Chart में बदलना चाहते हैं।

2. इसके बाद Menu bar से Insert ऑप्शन पर क्लिक करें।

3. Insert पर क्लिक करने के बाद आपको Chart की सूची दिखाई देगी, वहां से अपना पसंदीदा Chart (Column, Line, Pie, Bar Area, Scatter आदि) चुनें।

4. जब आप अपनी पसंद के Chart पर क्लिक करते हैं, तो आपका चयनित डेटा ऊपर चित्र में दिखाए गए चार्ट का आकार ले लेगा। 

Microsoft Excel के उपयोग - Uses of Microsoft Excel in Hindi 

MS Excel के मूल उपयोग निचे दर्शाया गया हे।

1. Data Collection और Analysis

एक्सेल डेटा को स्टोर करने और समय और मेहनत बचाने में मदद करता है। सहेजा गया डेटा अन्य उद्देश्यों के लिए भी सहायक हो सकता है। MS Excel "Pivot Table" नामक सर्वोत्तम सुविधा प्रदान करता है जिसके माध्यम से Data Analysis और Numerical calculations को व्यवस्थित रूप से सरल बनाता है। आप अगर डेटा को बढ़ाना चाहते है तो चार्ट और ग्राफ़ का भी उपयोग कर सकते हैं, ताकि आप डाटा को जल्दी से प्राप्त करने में सक्षम हो।

2. Data Entry Work

बर्तमान में बोहोत सारे ऑनलाइन Data entry वर्क के साथ साथ ऑफलाइन Data entry वर्क लिए एमएस एक्सेल का उपयोग सबसे ज्यादा किया किया जाता है।

3. Calculation और Formula

Microsoft Excel में डेटा पर संचालन करने के लिए कई कार्य और सूत्र हैं जो जटिल गणितीय समस्याओं को कुशलतापूर्वक हल करते हैं। ये सूत्र आपके शारीरिक श्रम के बिना कई डेटा पर औसत, योग और कई अन्य गणितीय संचालन करने में आपकी सहायता करते हैं। खास गतिशील प्रक्रियाएं Addition, Multiplication या Subtraction होने पर परिणाम को तुरंत अपडेट करने की अनुमति देती हैं।

4. Finance 

विभिन्न प्रकार की Financialy गणना के Tally के बाद MS Excel का उपयोग सबसे बहेतर और लाभदायक साबित हुआ है।

5. Online Access योग्य

एमएस एक्सेल सबसे बहुमुखी सॉफ्टवेयर प्रोग्राम है, इसलिए लोग सहजता से काम करने के लिए एक्सेल पर भरोसा करते हैं। आप MS Excel का उपयोग ऑनलाइन किसी भी समय, किसी भी स्थान से अन्य डिवाइस के माध्यम से कर सकते है। इसका मतलब है कि अगर आपके लिए लैपटॉप उपलब्ध नहीं है तो आप मोबाइल का इस्तेमाल करके MS Excel का उपयोग कर सकते है और इसीलिए लोग सहजता से काम करने के लिए एक्सेल पर भरोसा करते हैं।

6. Reporting Analysts

बैलेंस शीट की तरह दैनिक, साप्ताहिक, मासिक, त्रैमासिक और वार्षिक रिपोर्ट तैयार करने के लिए Reporting एनालिस्ट एमएस एक्सेल का उपयोग करते है।

7. Work को सरल बनाएं

एमएस एक्सेल में बहुत कम समय में कुशलतापूर्वक और तेजी से कार्य करने के लिए कई उपकरण हैं। ये उपकरण Sorting, Filtering, Calculating, Reorganizing, Searching, Analyzing आदि में आपकी सहायता करते हैं। यदि आप उन्हें पिवट टेबल के साथ जोड़ते हैं तो उपकरण आपको बहुत लाभान्वित करेंगे और बड़ी मात्रा में डेटा में कई तत्वों को आसानी से खोजा जा सकता है।

8. Future Strategy का विकास 

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल काम को आसान बनाता है और व्यापार लाभ बढ़ाने में मदद करता है व्यापार में, डेटा, प्रवृत्तियों, पैटर्न और सिस्टम का विश्लेषण करना आवश्यक है। तो, यहाँ एक्सेल आसान प्रस्तुति के लिए चार्ट और ग्राफ़ प्रदान करता है।

9. Combined Data

MS Excel आपके सभी डेटा को एक जगह रखने के लिए सबसे अच्छा सॉफ्टवेयर है। परिणामस्वरूप आपको अपना डेटा बिना समय बर्बाद किए बड़ी आसानी से मिल जाएगा।

10. Security

एमएस एक्सेल हमारी फाइलों के लिए सुरक्षा प्रदान करता है। दूसरों को हमारी फाइलों को नष्ट करने से रोकने के लिए हम सभी एक्सेल फाइलों पर पासवर्ड डाल सकते हैं। हर कोई अपने डेटा को सुरक्षित रूप से स्टोर करने के लिए Ms Excel का उपयोग करता है।

Spreadsheet क्या है?

एक स्प्रेडशीट एक विशाल सूची है। जिस सूची में लगभग किसी भी प्रकार का डेटा हो सकता है जैसे की—पाठ, संख्याएं, और तिथियां।आप अपनी सूची कोई भी संख्या ले सकते हैं और नई संख्याओं की गणना करने के लिए उनका उपयोग कर सकते हैं। आप अपनी सूची में डेटा को सॉर्ट कर सकते और उन्हें सुंदर बना सकते हैं, और  उन्हें प्रिंट कर सकते हैं। आप अपने नंबरों को पाई, लाइन या बार चार्ट की रूप दे  सकते हैं! एक स्प्रेडशीट में, सब कुछ छोटे-छोटे बक्सों में संग्रहित किया जाता है जिन्हें सेल कहा जाता है। आपकी स्प्रैडशीट इन बहुत से कक्षों में विभाजित है, प्रत्येक एक विशिष्ट स्थान पर पंक्तियों और स्तंभों से बने विशाल ग्रिड पर स्थित है। प्रत्येक एकल कक्ष एक विशेष पंक्ति और स्तंभ के प्रतिच्छेदन का प्रतिनिधित्व करता है। प्रत्येक सेल का स्थान उसके कॉलम और पंक्ति स्थानों का संयोजन होता है। 

उदाहरण के लिए, स्प्रैडशीट के ऊपरी-बाएँ कोने में स्थित कक्ष स्तंभ A और पंक्ति 1 में है; इसलिए, इसका स्थान A1 के रूप में दर्शाया जाता है। इसके दाईं ओर की सेल B1 है, और A1 के नीचे की सेल A2 है। चयनित, या सक्रिय, सेल का स्थान नाम बॉक्स में प्रदर्शित होता है। नाम बॉक्स के आगे फॉर्मूला बार है, जो सक्रिय सेल की सामग्री को प्रतिध्वनित करता है। आप डेटा को सीधे फ़ॉर्मूला बार या सक्रिय सेल में टाइप कर सकते हैं।

 

MS Excel की Rows और Columns 

कॉलम या कॉलम का चयन वर्कशीट में एक सेल या कई सेल चुनें और Ctrl+Spacebar दबाएँ। यदि कोई चयनित सेल उस कॉलम का हिस्सा है जिसमें मर्ज किए गए सेल शामिल हैं, तो मर्ज किए गए सेल वाले कॉलम भी हाइलाइट किए जाएंगे।

• एक पंक्ति (Row) या पंक्तियों (Rows) का चयन वर्कशीट में *एक सेल या कई सेल चुनें और Shift+Spacebar दबाएं।
• एक सेल, एक पंक्ति, एक कॉलम जोड़ना Ctrl++ दबाएं (Ctrl और + key)
• एक सेल, एक पंक्ति, एक कॉलम को हटाना Ctrl+- दबाएं (Ctrl और - कुंजी)
• किसी कॉलम या कॉलम को छुपाना (Hiding) या छिपाना (Unhiding)

छुपाएं (Hide):-एक सेल या सेल चुनें और Ctrl+0 दबाएं।
अनहाइड (Unhide):-छिपे हुए कॉलम के बाएँ और दाएँ सेल का चयन करें, और  Ctrl+Shift+0 दबाएँ।

• किसी पंक्ति या पंक्तियों को छिपाना (Hiding) या छिपाना (Unhiding)

छुपाएं(Hide): - एक सेल या सेल चुनें, और Ctrl + 9 दबाएं।
अनहाइड(Unhide ): - छिपी हुई पंक्ति के ऊपर और नीचे की कोशिकाओं का चयन करें, और Ctrl + Shift + 9 दबाएं।

Merge या Split Cells - Merge or Split Cells in Hindi

वर्कशीट जिसमें कई पदानुक्रमित लेवल पर डेटा शामिल होता है, अक्सर संबंधों को स्पष्ट रूप से ड्रा करने के लिए Horizontally और Vertically मर्ज किए गए Cell का उपयोग करते हैं। 

एक्सेल के साथ, आपके पास निम्नलिखित तीन मर्ज विकल्प हैं:

• Merge and Center

यह ऑप्शन सेल को सिलेक्टेड Rows और Columns में मर्ज करता है, और मर्ज किए गए सेल में पहले सिलेक्टेड सेल से डेटा को केंद्रित करता है।

• Merge Across

यह ऑप्शन सिलेक्शन एरिया में प्रत्येक Row के लिए एक अलग मर्ज किए गए सेल बनाता है, और मर्ज किए गए सेल की प्रत्येक Row के पहले सेल के डेटा प्रकार के लिए डिफ़ॉल्ट एलाइनमेंट बनाए रखता है।

• Merge Cells

यह विकल्प सेल को सिलेक्टेड Rows और Columns में मर्ज करता है, और मर्ज किए गए सेल के पहले सेल के डेटा प्रकार के लिए डिफ़ॉल्ट एलाइनमेंट बनाए रखता है। मर्ज एंड सेंटर और मर्ज सेल के मामले में, पहले के अलावा अन्य सिलेक्टेड सेल में डेटा हटा दिया जाता है। मर्ज एक्रॉस के मामले में, प्रत्येक Row के पहले सेल के अलावा सिलेक्टेड सेल में डेटा हटा दिया जाता है। 

Selected "Cell" को Merge कैसे करे?

1. Home टैब पर, Alignment ग्रुप में, पहले सेल से एंट्री को सेंटर और बॉटम-अलाइन करने के लिए Merge and Center बटन पर क्लिक करें।

2. Home टैब पर, Alignment ग्रुप में, Merge and Center सूची प्रदर्शित करें, और फिर प्रत्येक पंक्ति के पहले सेल में डेटा प्रकार के Horizontal Alignment को बनाए रखते हुए, प्रत्येक सिलेक्टेड रौ पर एक अलग मर्ज किए गए सेल बनाने के लिए Merge पर क्लिक करें।

3. Home टैब पर, Alignment ग्रुप में, Merge and Center सूची प्रदर्शित करें, और फिर पहले सेल में डेटा प्रकार के Horizontal Alignment को बनाए रखते हुए, पूरे सिलेक्शन को मर्ज करने के लिए Merge Cells पर क्लिक करें।

Selected "Merged cells" को Split कैसे करे?

1. Home टैब पर, Alignment ग्रुप में, Merge and Center  बटन पर क्लिक करें। और फिर Unmerge Cells पर क्लिक करें।

Last या First cell में कैसे जाये? 

• ऊपर से नीचे की ओर लंबवत जाने के लिए, Ctrl+नीचे तीर दबाएँ।
• नीचे से ऊपर की ओर लंबवत जाने के लिए, Ctrl+ऊपर तीर दबाएँ।
• क्षैतिज रूप से बाएं से दाएं जाने के लिए, Ctrl + दायां तीर दबाएं।
• क्षैतिज रूप से दाएं से बाएं जाने के लिए, Ctrl+बायां तीर दबाएं।

 

आसन्न कोशिकाओं की एक क्षैतिज या ऊर्ध्वाधर श्रेणी का चयन ऊपर उपयोग की गई कुंजियों के संयोजन में Shift कुंजी जोड़ें। Ctrl और चार तीर कुंजियों में से एक के साथ Shift कुंजी दबाकर, आप आसन्न कक्षों की एक श्रेणी का चयन करते हैं। 

• डेटा वाले कक्षों की लंबवत श्रेणी का चयन करने के लिए, ऊपर से नीचे तक, Ctrl+Shift+नीचे तीर दबाएं.                     
• डेटा वाले कक्षों की लंबवत श्रेणी का चयन करने के लिए, नीचे से ऊपर तक, Ctrl+Shift+ऊपर तीर दबाएं.
• डेटा वाले कक्षों की क्षैतिज श्रेणी का चयन करने के लिए, बाएँ से दाएँ, Ctrl+Shift+दायाँ तीर दबाएँ।
• डेटा वाले कक्षों की क्षैतिज श्रेणी का चयन करने के लिए, दाएं से बाएं, Ctrl+Shift+बायां तीर दबाएं.

उदाहरण: A1 से डेटा श्रेणी के अंत तक एक सन्निहित श्रेणी चुनें। उदाहरण में, यह A1 से A12 तक है। सेल A1 चुनें और Ctrl+Shift+नीचे तीर दबाएं.
A1 से M12 की श्रेणी चुनने के लिए, सेल A1 चुनें और Ctrl+Shift+नीचे तीर दबाएं. Ctrl+Shift कुंजियों को दबाए रखें और दायां तीर दबाएं।

Cell के बीच तेज़ी से Jump कैसे करे? 

केवल एक शीट का चयन करना, चाहे आप किसी भी तकनीक का उपयोग करें, आपको अपने लक्ष्य तक नहीं ले जाएगा - जिस स्थान पर आपको पहुंचने की आवश्यकता है। किसी वर्कशीट में किसी विशेष सेल/रेंज में जाने के लिए सबसे आदर्श तरीका नाम बॉक्स (Name box) से सेल का नाम या पहुंच का नाम चुनना है। नाम बॉक्स (Name box) फॉर्मूला बार के एक तरफ पाया जा सकता है। 

MS Excel की विशेषताएं - Features of MS Excel in Hindi 

Microsoft Excel और के उपयोग लगभग असीम हैं। आइए सबसे लोकप्रिय और शक्तिशाली एक्सेल विशेषताएं की शीर्ष सूची पर विचार करें: 

MS-Excel की कुछ महत्वपूर्ण विशेषताएं इस प्रकार हैं:

1. यह बड़े आकार के डेटा के Organizaton, Tabulation, Search और Exploration की अनुमति देता है।

2. स्प्रेडशीट में विभिन्न Cells में दर्ज मूल्यों के आधार पर, सूत्रों को परिभाषित किया जा सकता है, जो स्वचालित रूप से गणना करता है।

3. यह 3-D इफेक्ट्स, शैडोइंग और पारदर्शिता के साथ पेशेवर दिखने वाले चार्ट के डिजाइन की अनुमति देता है ।

4. तालिकाओं को आसानी से बनाया जा सकता है, Format किया जा सकता है, Expand किया जा सकता है, और सूत्रों के भीतर संदर्भित किया जा सकता है। 

5. डेटा को Filter और Sort किया जा सकता है। 

6. Pivot Table दृश्य आपको एक से अधिक उत्तर देने में आपकी सहायता करने के लिए अपने डेटा को त्वरित रूप से पुनः उन्मुख करने में सक्षम बनाता है।

7. स्प्रेडशीट का फॉर्मेटिंग Font size, Font color और Font Style को बदलने की अनुमति देता है।

8. एक फ़ंक्शन लाइब्रेरी में Financial, Logical, Arithmetic और Trigonometry जैसे विभिन्न फ़ंक्शन ग्रुप होते हैं जिनसे आप लंबे और जटिल फॉर्मूले लगा सकते हैं।

9. Conditional Formatting पैटर्न खोजने और डेटा में प्रवृत्तियों को उजागर करने के लिए लागू किया जा सकता है।

10. Insert के अंदर Table format और Style जैसे विकल्प शामिल हैं, Pictures और Figures इन्सर्ट करना, Graphs, Charts और Sparklines जोड़ना, Header and Foote विकल्प, Equations और Symbols.

Row और Column को Hide और Unhide करना 

यदि वर्कशीट के कुछ हिस्सों में ऐसी जानकारी है जिसे आप प्रदर्शित नहीं करना चाहते हैं, तो आप डेटा वाली पंक्तियों या कॉलम को छुपा सकते हैं। कोई भी व्यक्ति जो देखता है कि स्तंभ या पंक्ति शीर्षक गायब हैं, जब तक आप कार्यपुस्तिका की सुरक्षा नहीं करते, तब तक वह जानकारी को सामने ला सकता है। यदि आप सुरक्षा लागू करने की परेशानी में नहीं पड़ना चाहते हैं, तो आप छिपी हुई जानकारी को पहचानने के लिए कठिन बनाने के लिए वर्कशीट में सभी कॉलम और रौ हैडिंग को छुपा सकते हैं। 

Selected Rows या Columns कैसे Hide करे?

Selection पर राइट-क्लिक करें और फिर Hide पर क्लिक करें।

Or

1. Home टैब पर, Cells ग्रुप में, Format list प्रदर्शित करें।

2. Format list के Visibility सेक्शन में, Hide and Unhide को पॉइंट करें, और फिर Selection रौस को छिपाने के लिए Hide Rows या Selection कलुमंस को छिपाने के लिए Hide Columns पर क्लिक करें।

Rows या Columns को Unhide कैसे करे?

1. छिपे हुए कॉलम (स्तंभों) या पंक्ति (पंक्तियों) के दोनों किनारों पर Columns या Rows का सेलेक्ट करें।

2. Selection पर राइट-क्लिक करें और फिर Unhide पर क्लिक करें।

Or 

1. छिपी हुई पंक्तियों या स्तंभों के दोनों ओर Columns या Rows का सेलेक्ट करें।

2. Home टैब पर, Cells ग्रुप में, Format list प्रदर्शित करें।

3. Format list के Visibility सेक्शन में, Hide and Unhide को पॉइंट करें, और फिर सिलेक्टेड Rows को Unhide करने के लिए Unhide Rows या सिलेक्टेड Columns को प्रदर्शित करने के लिए Unhide Columns पर क्लिक करें।

Worksheet की First "Row" या "Columns" को Unhide कैसे करे?

1. Formula बार के बाईं ओर स्थित Name box में, A1 दर्ज करें, और फिर Enter दबाएँ।

2. Home टैब पर, Cell ग्रुप में, Format list प्रदर्शित करें।

3. Format list के Visibility सेक्शन में, Hide and Unhide पॉइंट करें, और फिर Row 1 प्रदर्शित करने के लिएUnhide Rows, या Column A प्रदर्शित करने के लिए Unhide Columns पर क्लिक करें।

Worksheets के लिए Page Setup ऑप्शन Manipulate करने के तरीके 

आप प्रिंटेड वर्कशीट के लेआउट को न केवल एक प्रिंट एरिया को डिफाइन करने और पेज ब्रेक डालने से नियंत्रित कर सकते हैं बल्कि Page margins, Headers and Footers को अल्लोकेटेड स्पेस, Page orientation और Paper size को बदलकर भी नियंत्रित कर सकते हैं।

यदि इनमें से कोई भी विधि आपको प्रिंटेड पृपेज पर आवश्यक मात्रा में जानकारी फिट करने में सक्षम नहीं करती है, तो आप वर्कशीट को 100 प्रतिशत से कम करके फ़ॉन्ट आकार और कॉलम और रौ की चौड़ाई और ऊंचाई समायोजित करने से बच सकते हैं। यह  ऑप्शन वह प्रभाव प्राप्त करता है जो आप प्रिंट समय पर चाहते हैं लेकिन यह उन लोगों के लिए वर्कशीट लेआउट नहीं बदलता है जो इसे ऑन-स्क्रीन देख रहे होंगे।

आप वर्कशीट को मैन्युअल रूप से स्केल कर सकते हैं या एक्सेल को आपके लिए उन पेजों की संख्या निर्दिष्ट करके स्केल करने की अनुमति दे सकते हैं जिन्हें आप प्रिंटेड वर्कशीट बनाना चाहते हैं।

Page Margin बदलने के तरीके

1. Page Layout टैब पर, Page Setup ग्रुप में, Margins बटन पर क्लिक करें।

2. Margin list में, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

• आप जो Standard margin setting चाहते हैं, उस पर क्लिक करें।
• Custom Margins, पर क्लिक करें, और फिर पेज सेटअप डायलॉग बॉक्स के मार्जिन पेज पर, ऊपर, नीचे, बाएँ और दाएँ मार्जिन निर्दिष्ट करें, और OK पर क्लिक करें।

Header और Footer की Height बदलने के तरीके

1. Page Layout टैब पर, Page Setup ग्रुप में, Margins बटन पर क्लिक करें और फिर Custom Margins पर क्लिक करें।

2. Page Setup डायलॉग बॉक्स के Margins page पर, Header और Footer एरिया के Vertical डाइमेंशन्स निर्दिष्ट करें, और उसके बाद OK क्लिक करें।

Page Orientation बदलने के तरीके 

1. Page Layout टैब पर, Page Setup ग्रुप में, Orientation बटन पर क्लिक करें और फिर Portrait या Landscape पर क्लिक करें।

Print करते समय वर्कशीट को Scaling कैसे करे?

1. Page Layout टैब पर, Print Titles पर क्लिक करें।

2. Page Setup डायलॉग बॉक्स के Page पर, Scaling एरिया में, Adjust पर क्लिक करें। फिर % Normal size सेटिंग बदलें।

Or

Page Setup डायलॉग बॉक्स के Page पर, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

• Scaling एरिया में चयनित करने के लिए Adjust के साथ, % Normal size सेटिंग समायोजित करें।

• Scaling एरिया में, Fit To क्लिक करें। फिर Horizontal और Vertically रूप से उन पेज की नंबर निर्दिष्ट करें जिन पर आप वर्कशीट प्रिंट करना चाहते हैं। 

3. Page Setup डायलॉग बॉक्स बॉक्स में, OK क्लिक करें।

Webpage के लिए Hyperlink कैसे बनाये?

Cell में URL दर्ज करें, और फिर Enter दबाएं।

Or

1. उस सेल या एलिमेंट का चयन करें जिससे आप लिंक करना चाहते हैं।

 

2. Insert टैब पर, Links ग्रुप में, Hyperlink बटन पर क्लिक करें।

 

3. Hyperlink इन्सर्ट डायलॉग बॉक्स में, सूची से लिंक में, मौजूदा फ़ाइल या वेब पेज पर क्लिक करें।

 

4. Address बॉक्स में, उस वेबपेज का URL दर्ज करें जिससे आप लिंक करना चाहते हैं।

 

Or

Browse Web बटन पर क्लिक करें। खुलने वाली वेब ब्राउज़र विंडो में, वह वेबपृष्ठ प्रदर्शित करें जिससे आप लिंक करना चाहते हैं। फिर ब्राउज़र विंडो को बंद करें।

 

5. Hyperlink इन्सर्ट डायलॉग बॉक्स में, OK क्लिक करें।

All Workbook या किसी हिस्से को Print करना

एक Excel वर्कबुक में डेटा के विभिन्न वर्कशीट हो सकते हैं। आप एक individual वर्कशीट, सिलेक्टेड वर्कशीट, या सामग्री वाली सभी वर्कशीट को एक साथ प्रिंट कर सकते हैं।

Workbook में सभी Populated वर्कशीट को Print कैसे करे?

1. Office Button पर क्लिक करे और फिर Print ऑप्शन पर क्लिक करे।

2. Print डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा, और फिर Entire Workbook पर क्लिक करें।

सिंगल Worksheet कैसे प्रिंट करे?

1. वह वर्कशीट प्रदर्शित करें जिसे आप प्रिंट करना चाहते हैं।

2. Office Button पर क्लिक करे और फिर Print ऑप्शन पर क्लिक करे।

3. Active Sheet पर क्लिक करें।

Specific Worksheet कैसे प्रिंट करे?

1. उस Workbook में पहली वर्कशीट प्रदर्शित करें जिसे आप प्रिंट करना चाहते हैं।

2. एक विधि में आवश्यक वर्कशीट का चयन करें:

•  सन्निकट Worksheet का चयन करने के लिए, Shift दबाएं और फिर उस Workbook की अंतिम Worksheet पर क्लिक करें जिसे आप प्रिंट करना चाहते हैं।

• असंबंधित Worksheet का चयन करने के लिए, Ctrl दबाएं और उस अतिरिक्त Worksheet पर क्लिक करें जिसे आप प्रिंट करना चाहते हैं।

 
3. Office Button पर क्लिक करे और फिर Print ऑप्शन पर क्लिक करे। और फिर Active Sheet पर क्लिक करें।

Print एरिया को डिफाइन किए बिना Worksheet के एक हिस्से को Print कैसे करे?

1. वर्कशीट में, उन Cell की रेंज का चयन करें जिन्हें आप प्रिंट करना चाहते हैं।

2. Office Button पर क्लिक करे और फिर Print ऑप्शन पर क्लिक करे।और फिर Active Sheet पर क्लिक करें।, और फिर Selection पर क्लिक करें।

Print एरिया से एक Range को कैसे हटाए?

1. Page Layout टैब पर, Page Setup ग्रुप देखे।

2. Page Setup ग्रुप पर, Print Area बॉक्स में रेंज रेफरेंस बदलें और फिर OK पर क्लिक करें।

Print एरिया को Clear कैसे करे?

1. Page Layout टैब पर Page Setup ग्रुप में Print Area बटन पर क्लिक करें और फिर Clear Print Area पर क्लिक करें।

Print एरिया को Ignore करने के लिए

1. Office Button पर क्लिक करे और फिर Print ऑप्शन पर क्लिक करे।

2. और फिर Ignore Print Areas पर क्लिक करें।

Excel Sheet में Simple numeric, Day और Date series कैसे Fill करे?

1. Simple numeric सीरीज बनाने के लिए जिसमें संख्याएँ एक से बढ़ जाती हैं, उस श्रेणी के पहले दो कक्षों में श्रृंखला की पहली दो संख्याएँ दर्ज करें जिन्हें आप भरना चाहते हैं।

Or 

Day और Date श्रृंखला बनाने के लिए जिसमें दिन या दिनांक एक से बढ़ते हैं, उस श्रेणी के ऊपरी-बाएँ कोने में श्रृंखला का पहला मान दर्ज करें जिसे आप भरना चाहते हैं।

Or 

1. ऐसी सीरीज बनाने के लिए जिसमें संख्याएँ, दिन, या तिथियाँ एक से अधिक बढ़ जाती हैं, उस श्रेणी के पहले कक्षों में श्रृंखला स्थापित करने के लिए आवश्यक मान दर्ज करें, जिसे आप भरना चाहते हैं।

2. सीरीज शुरू करने वाले सेल का चयन करें।

3. बढ़ती हुई सीरीज बनाने के लिए भरण हैंडल (Fill Handle) को नीचे या दाईं ओर खींचें।

Or

घटती हुई श्रृंखला बनाने के लिए भरण हैंडल (Fill Handle) को ऊपर या बाईं ओर खींचें।

Selective Day या Date कैसे Fill करे?

1. माउस बटन छोड़ने के तुरंत बाद, सेल रेंज के निचले-दाएं कोने में दिखाई देने वाले ऑटो भरण विकल्प (Auto Fill Options) बटन पर क्लिक करें।

2. Fill Options मेनू पर, Fill Days, Fill Days of Week, Fill Months या Fill Years पर क्लिक करें।

Rows या Columns कैसे Insert करे?

1. उन Rows की संख्या का चयन करें जिन्हें आप Insert करना चाहते हैं। 

2. उस Row से शुरू करें जिसके ऊपर आप सम्मिलित Rows दिखाना चाहते हैं।

Or

1. उन Columns की संख्या का चयन करें जिन्हें आप Insert करना चाहते हैं, बाईं ओर के कॉलम से शुरू करे और जिसमे आप सम्मिलित कॉलम दिखाना चाहते हैं।

2. Home टैब पर, Cells ग्रुप में, Insert बटन पर क्लिक करें।

Cell insert कैसे करे?

1. उन Cells की संख्या चुनें जिन्हें आप इन्सर्ट करना चाहते हैं।

2. Home टैब पर, Cells ग्रुप में, Insert बटन पर क्लिक करें।

Selected "Rows" या "Columns" Delete कैसे करे?

1. Home टैब पर, Cells ग्रुप में Delete बटन पर क्लिक करें।

Selected "Cells" Delete कैसे करे?

Home टैब पर, Cells ग्रुप में Delete बटन पर क्लिक करें।

Or 

1. Home टैब पर, Cells ग्रुप में, डिलीट एरो पर क्लिक करें और फिर Delete Cell पर क्लिक करें।

2. Delete डायलॉगबॉक्स में, उस दिशा को पॉइंट करें जिसे आप मौजूदा कक्षों को स्थानांतरित करना चाहते हैं, और उसके बाद OK क्लिक करें।

Selected "Cell" में Border कैसे जोड़े?

Home टैब पर, Font ग्रुप में, सबसे रीसेंट बॉर्डर लगाने के लिए Border बटन पर क्लिक करें। 

Or

1. Font ग्रुप में, Border मेनू पर, Draw Border पर क्लिक करें।

2. जब Cursor पेंसिल में बदल जाए, तो बॉर्डर लाइन और बॉक्स बनाने के लिए खींचें। 

3. Draw Border फ़ंक्शन को बंद करने के लिए Esc दबाएं।

Or

1. Font ग्रुप में, Border मेनू पर, More Borders पर क्लिक करें।

2. Format Cells डायलॉग बॉक्स के बॉर्डर टैब पर, Line area में, Line Style और Color पर क्लिक करें।

3. Border एरिया में, Border लाइन बनाने के लिए प्रीव्यू पने में क्लिक करें। रेखाओं को हटाने के लिए अवांछित सीमा पर क्लिक करें।

4. Format Cells डायलॉग बॉक्स में, OK क्लिक करें।

Name box का उपयोग कैसे करे?  

नाम बॉक्स (Name box) एक पता बॉक्स हे। किसी नाम का चयन सक्रिय कार्यपुस्तिका में कक्ष या कक्षों की श्रेणी के पते का चयन करने के समान है।
सेल पर जाएं - नाम बॉक्स (Name box) में सेल का पता टाइप करें। उदाहरण के लिए, M50 टाइप करें और एंटर दबाएं। परिणामस्वरूप, आप सेल M50 में चले जाएंगे । 

 

MS Excel Cell की एक बड़ी रेंज का चयन

उदाहरण: सेल A1 से M100 का चयन करें। 
1. सेल A1 चुनें।
2. नाम बॉक्स(Name box)में, सेल संदर्भ M100 टाइप करें।
3. Shift+Enter दबाएं । 

Copy, Cutt और Pasting करना

एक्सेल का लगातार उपयोग करते समय, आप एक से अधिक बार अनगिनत सामान्य गतिविधियाँ करते हैं। सामान्य गतिविधियों का सबसे व्यापक रूप से उपयोग कॉपी, कट और पेस्ट हैं।

Copy, Cutt और Paste की Keyboard shortcuts

कॉपी (Copy):- Ctrl+C 
कट (Cut):- Ctrl+X 
पेस्ट (Paste):- Ctrl+V 
ऑपरेशन को दोहराने के विकल्प के बिना पेस्ट करें Enter 

 

• Drag और Drop का उपयोग करके कॉपी और पेस्ट करना

एक सेल का चयन करें। अपने माउस से सेल बॉर्डर पर क्लिक करें। Ctrl कुंजी दबाएं और सेल को एक नए स्थान पर खींचें। माउस बटन और Ctrl कुंजी छोड़ें। नई शीट में कॉपी करने के लिए, खींचते समय Ctrl+Alt दबाए रखें।  

• Drag और Drop का उपयोग करके काटना और चिपकाना 

  एक सेल का चयन करें। अपने माउस से सेल लाइन को क्लिक करें और दूसरे क्षेत्र में खींचें। दूसरी शीट पर जाने के लिए, ढोते समय Alt दबाए रखें।

Ctrl कुंजी के साथ या उसके बिना माउस का उपयोग करने या संभावित रूप से काटने के लिए यह तकनीक अतिरिक्त रूप से लाइनों, खंडों या संपूर्ण वर्कशीट को डुप्लिकेट/काटने (Copying/Cutting) के लिए एक अच्छी रणनीति है। 

Spreadsheet Formatting कैसे करे?

• Background Color जोड़ें

(i) स्प्रैडशीट पर कार्यक्षेत्र का चयन करें (आकृति में कार्यस्थान जैसे: - A1, A14 और T1, T14) फिर होम टैब(Home tab) पर क्लिक करके रंग भरें(Fill color) बटन से रंग चुनें।

(ii) फिर होम टैब(Home tab) पर क्लिक करके बॉर्डर (Border) बटन पर क्लिक करके आल बॉर्डर(All Border) पर क्लिक करे। 

• Spreadsheet में थीम लागू करें

(i) स्प्रैडशीट पर कार्यक्षेत्र का चयन करें (आकृति में कार्यस्थान जैसे: - A1, A14 और T1, T14)

(ii) पेज लेआउट टैब(Page Layout tab) पर, थीम्स समूह(Themes group) में, थीम्स बटन पर क्लिक करें और फिर करंट थीम को सेव करें(Save Current Theme) पर क्लिक करें।

(iii) वर्तमान थीम सहेजें संवाद बॉक्स में, फ़ाइल नाम बॉक्स में, विषयवस्तु के लिए कोई नाम लिखें और फिर सहेजें क्लिक करें।

• Header और Footer सम्मिलित करें

 (i) सम्मिलित(Insert tab) टैब पर क्लिक करें, हैडर या फूटर(Header or Footer) बटन पर क्लिक करें।
(ii) शीर्ष लेख या पाद लेख((Header or Footer)) गैलरी में, उस शैली पर क्लिक करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं।
(iii) प्लेसहोल्डर में, मनचाहा टेक्स्ट टाइप करें।

 

• Page number डालें

(i) इन्सर्ट टैब(Insert tab) पर क्लिक करें,  हैडर एंड फुटर (Header and Footer) पर क्लिक करे , पेज नंबर( Page Number) बटन पर क्लिक करें। पेज के ऊपर या निचे पेज नंबर टाइप करे। 

 

• Date and Time दर्ज करें 

 (i) सम्मिलित(Insert tab) टैब पर क्लिक करें, हैडर या फूटर(Header or Footer) बटन पर क्लिक करें।

(ii) दिनांक और समय (Date and Time) बटन पर क्लिक करे और  पेज के ऊपर या निचे  दिनांक और समय (Date and Time) करे।

MS Excel में IF फ़ंक्शन क्या है?

IF फ़ंक्शन परीक्षण करता है कि निर्दिष्ट शर्तें सही हैं या गलत। तर्क परीक्षण करने के लिए IF फ़ंक्शन किया जाता है। अगर कंडीशन सही है, तो कंडीशन गलत होने पर आउटपुट अलग होगा।

MS Excel कैसे सीखें - How to learn MS Excel?

MS Excel सीखने की पूरी जिम्मेदारी आप पर निर्भर करती है कि आप एमएस एक्सेल सीखते समय कितनी एकाग्रता से सीख रहे हैं और कितना सीखना चाहते हैं। Ms word सीखने में आपको जितना कम समय लगेगा एक्सेल सीखने में उतना ही ज्यादा समय लगेगा इसलिए आपको पूरी लगन और दिल से सीखना होगा। चलिए मैं आपको एमएस एक्सेल सीखने के कुछ तरीके बताता हूं।

1. कंप्यूटर क्लास के माध्यम से आप ऑफिस पैकेग का कोर्स करके आसानी से एमएस एक्सेल सीख सकते हैं।

2. आप किताब पढ़कर भी घर बैठे एमएस एक्सेल सीख सकते हैं, इसके लिए आपके पास एमएस ऑफिस सॉफ्टवेयर वाला डेस्कटॉप या लैपटॉप होना चाहिए।

3. आप यूट्यूब देखकर भी एक्सेल सीख सकते हैं, इसके लिए आपके पास कंप्यूटर नॉलेज के साथ-साथ डेस्कटॉप या लैपटॉप में एमएस ऑफिस सॉफ्टवेयर इंस्टॉल होना चाहिए। आपको केवल उन वीडियो का पालन करना है जो एमएस एक्सेल सिखाता है।

4. आप ब्लॉग पड़के भी एमएस एक्सेल सीख सकते हैं कंप्यूटर से संबंधित ब्लॉग पोस्ट पढ़कर आपको बहुत कुछ सीखने को मिल सकता है। आप ब्लॉग में जो कुछ भी पढ़ेंगे, वह आपको व्यावहारिक रूप से अपने घर पर अपने कंप्यूटर पर करना होगा।

Conclusion 

तो दोस्तों आज हमने इस आर्टिकल में जो कुछ भी सीखा आशा करता हु सबने अच्छे से सीखा होगा। Microsoft office excel एक बोहोत बड़ा सब्जेक्ट हे जिसमे एक्सपर्ट होने में हमे थोड़ा वक्त जरूर लागेला लेकिन दावा हे हम एक्सपर्ट जरूर बन जायेंगे। 

 

दोस्तों अगर आपलोगो को इस पोस्ट से कुछ सिखने के लायक लगा तो प्लीज दुसरो को भी सिखने में हेल्प करे और इस पोस्ट को जितना हो सके शेयर कीजिये।

इस पोस्ट रेलेटेड कोई सवाल या जानकारी चाहिए तो कमेंट जरूर करे।

धन्यवाद